| KNOWLEDGE MANAGEMENT
Gestión
del Conocimiento
¿Qué es
la Gestión del Conocimiento?
Es un proceso formal, dirigido a identificar la información
que posee la compañía y que podría beneficiar
al resto de sus integrantes, con el fin último de encontrar
la manera de hacer que esté fácilmente disponible.
Las prácticas varían de organización
en organización, pero a menudo incluyen los siguientes
pasos:
- Crear reservorios de información sobre las mejores
prácticas.
- Establecer redes para transferir la información
entre los empleados que interactúan con clientes
y proveedores.
- Diseñar procedimientos formales para asegurar
que el aprendizaje durante el transcurso de un proyecto
puedan comunicarse a quienes realizan tareas similares.
Sin estos pasos, lo que parece ser gestión del conocimiento
es algo informal y fortuito. Cuando un equipo que trabaja
en una tarea determinada y encuentra dificultades, sus miembros
preguntan si alguien más ha hecho un trabajo similar,
y si esa persona está en condiciones de aportar consejos
o sugerencias. Pero raramente existe una forma sencilla de
descubrir quién ha trabajado en ello. Ese proceso insume
mucho tiempo y los resultados se transforman en una cuestión
de suerte; es altamente probable que el conocimiento acumulado
en la empresa nunca llegue a descubrirse o transmitirse.
Objetivos del Programa
de Asesoramiento y Entrenamiento
El objetivo del Knowledge Management (KM) es
desarrollar un sistema de información que permita a
la empresa:
- Poseer un sistema de organización del conocimiento
estructurado.
- Evitar perder conocimientos de los integrantes de la
organización.
- Generar nuevos conocimientos de los integrantes de la
organización y de instituciones del medio (cadena
de valor).
1. Sistema de organización del conocimiento estructurado
El objetivo último del KM es instalar en las
empresas sistemas de información estructurados que
permitan a las mismas enfrentarse a los problemas naturales
como:
- Rotación de personal.
- Cambios organizacionales.
- Cambios en los métodos de trabajo.
- Cambios en el mercado.
- Nuevas tecnologías.
- Competencia.
- Cambios en la línea de productos.
- Cambios en general.
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Integrando el Know How (sepa
cómo), con el Know Why (sepa por qué)
para la toma de decisiones
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2. Evitar perder conocimientos de los integrantes de la
organización
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El KM se desarrolla en las instituciones
para evitar la pérdida de conocimientos de las
mismas. Se concentra en el KNOW HOW y permite acumular
el conocimiento de los procesos de trabajo en sus diferentes
formas asegurando su permanencia.
Potenciando el negocio a partir del conocimiento;
desde los niveles estratégicos, que manejan los
conceptos del negocio, hasta los niveles operativos,
donde se trabaja sobre métodos.
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3. Generar nuevos conocimientos de los integrantes de la
organización y de instituciones del medio (cadena de
valor)
El descubrimiento de la estructura de los conceptos permite
utilizar la información interna o externa de mercado
para ganar conocimientos sobre lo que ocurre dentro o fuera
de la organización.
De esta manera el KNOW WHY abre un nuevo camino en
el KM para todas aquellas aplicaciones donde el objetivo
es aprender nuevos procesos de trabajo.
DESARROLLAR EL NEGOCIO
El KM como desarrollador del negocio
El KM es un concepto más que un producto. Como
producto toma muchas formas diferentes en cada organización
y permite institucionalizar las mismas.
Lo que hace el KM es estructurar lógicamente
la información de trabajo y desarrollar un sistema
de aprendizaje que posibilite la mejora continua.
El valor agregado del KM se mide en dinero. Sólo
se recomienda utilizar KM donde los resultados económicos
sean directos y mensurables. Contrariamente, se corre el riesgo
de transformar medios en fines.
Los sistemas de aprendizaje continuos posibilitan
realizar acciones de Benchmarking conceptual en las
organizaciones
La administración del tiempo redundará
en el manejo de objetivos de la organización,
ya que es un tema clave la administración del
conocimiento.
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El KM como concepto desarrollado
en las empresas:
- La mejora en sus sistemas de trabajo.
- La racionalización de los procesos.
- El desarrollo de servicios efectivos.
- La reducción de los costos operativos.
- El aumento de productividad.
- El mejor posicionamiento en el mercado.
- La reducción de costos de marketing.
- La simplificación de procesos.
- El mejor aprovechamiento de talentos.
- La institucionalización de las empresas.
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LAS HERRAMIENTAS
El KM como producto toma dos formas diferentes:
- Orientado al KNOW HOW como organizador de los procesos
y control de gestión de la pérdida de los
mismos.
- Orientado al KNOW WHY que busca incorporar nuevos
conocimientos a la organización por lo que compite
naturalmente con los individuos que usan el conocimiento
para el manejo del poder.
En ambos el KM requiere de un manager efectivo ya
que éste asegura la complementariedad de ambos enfoques
en relación a la organización previa.
El software a utilizar incluye una Intranet para establecer
un sistema de búsquedas de información. En lo
demás se complementa con la solución informática
de la organización. Por ello sólo se puede utilizar
en organizaciones que posean un desarrollo informático
mínimo. La solución informática es más
simple que la solución problemática. La limitante
para la utilización del KM está dada por la
estructura humana de la organización.
El sistema de aprendizaje permite a la empresa el aprovechamiento
de sus recursos y la potenciación de su negocio, a
través de detectar las áreas claves del desarrollo:
- Encuestas.
- Entrevistas.
- Grupos motivacionales.
- Pruebas empíricas.
- Pruebas pilotos.
El Know Why es la llave para un Know How exitoso.
La integración de los datos útiles y las reglas
del negocio definen criterios precisos de decisión.
Control de gestión Vigente o Anterior
- Se cuantifican relaciones de efecto.
- No existe interdependencia de técnicas de investigación.
- No existe interdependencia de los sistemas de control
según las técnicas empleadas.
KNOW HOW
En el mercado del KM del Know How la síntesis
del valor agregado está en el desarrollo de programas
de mejora continua para los cuales la información acumuladas
es el punto de partida para la mejora de los procesos de trabajo.
El valor del sistema de KM es alto y requiere de un
nivel de confiabilidad muy importante, basado hacia los procesos
internos.
KNOW WHY
El mercado del KM del Know Why se aplica a
procesos industriales a través de la utilización
de tecnología de redes y análisis conceptuales
determinantes de los elementos que la organización
podrá optimizar.
Otra alternativa de análisis del Know Why es
el del conocimiento del mercado donde las relaciones causa
/ efecto determinan las estrategias de acción posible.
El KM del Know Why reduce significativamente
los costos de marketing ya que permite desarrollar análisis
acumulativo sin perder la validez de la información
preexistente por ser conceptual.
El KM del Know Why agrega el conocimiento comercial
conceptual sobre la información de los procesos de
venta operativos y posibilita introducir en ellos la mejora
continua.
En el campo de la economía permite desarrollar modelos
conceptuales estableciendo las relaciones de las variables
conceptuales a partir del análisis de los efectos en
los mercados y con ello hacer pronósticos de escenarios
con muy alta probabilidad de ocurrencia.
EL CLIENTE SEGÚN KM
El cliente según KM puede definirse como el
de todas las instituciones que funcionando como tales y no
como un grupo que sigue a un líder, necesitan mantener
y mejorar sus procesos de trabajo. Y puede afirmarse que son
todas las instituciones orientadas al crecimiento y no a la
supervivencia.
Por ello las instituciones son las que
- Buscan crecer.
- Manejan alternativas tecnológicas en el mercado.
- Están expuestas al riesgo de mercado.
No incluye instituciones que están fundamentalmente
orientadas al poder y tienen un monopolio funcional.
POSICIÓN DE LAS PYMES ANTE EL KM
Las PyMEs califican en el concepto de KM en tanto
funcionen o aspiren a hacerlo institucionalmente; generalmente
cuando la iniciativa es solamente de su dueño es sumamente
difícil incorporar el concepto de KM.
Y siempre está orientado a dos segmentos del mercado:
- El mercado del KM orientado al know how.
- El mercado del KM orientado al know why.
El mercado del know how es el del KM orientado
a mantener la información de procesos de trabajo en
sus diferentes formas
El mercado del know why en cambio es el orientado
al aprendizaje organizacional en relación a los procesos
internos y a los externos.
EL BENCHMARKING SEGÚN KM
El benchmarking es una forma del KM. En el mundo del
know how consiste en trasladar las mejores prácticas
entre problemas análogos. La facilidad que permite
es utilizar experiencia ajena.
El benchamarking es otra forma del KM. En el mundo
del know why consiste en trasladar los conceptos más
operativos entre organizaciones con problemas homólogos,
con lo que posibilita utilizar experiencia ajena de ámbitos
distintos aunque homólogos.
El KM busca utilizar ambos conceptos para mejorar
la organización a través del manejo de alternativas
de decisión con parámetros objetivos para la
maximización de los resultados.
Los trabajos encarados desde el KM de la organización
operan a partir del diagnostico inicial y la implementación
de medidas en el terreno.
Lic. Aldo T. Piñero
Director
www.atpyasociados.com.ar |
