Antecedentes

A comienzos de 2008 la sede argentina de una empresa multinacional de telecomunicaciones, cuya dotación supera las 14.000 personas, encomendó al equipo de Distance Educational Network el desarrollo y la realización de un juego de negocios que debía cumplir los siguientes requisitos:

• Se tendría que diseñar según determinado tipo de negocio a definir por la Dirección de la empresa, a partir de los dos que había elegido previamente: empresa de producción de componentes de computadoras de alta tecnología o empresa de transportes aéreos.
• Participarían profesionales jóvenes de la empresa, que en el juego competirían con alumnos de dos prestigiosas universidades de la Argentina.
• Se realizarían cinco juegos. En cada uno de los primeros competirían cinco grupos (cada grupo como cuerpo directivo de una empresa virtual) y resultaría un ganador. A su vez, los cuatro grupos ganadores competirían en un nuevo juego, del cual resultaría el ganador final. Los miembros de ese grupo ganador recibiría un premio asignado por la empresa organizadora.
• A efectos de determinar los ganadores, los resultados de los diferentes grupos se compararían aplicando criterios establecidos por la Dirección de la empresa organizadora.
• El juego debería realizarse de modo tal que finalizara antes de fines de noviembre de 2008.
• La relación entre las empresas virtuales participantes en el juego debería ser de intensa competencia en los mercados de productos, y de ser posible de colaboración en otros aspectos.

Los demás requisitos quedaron a definir a medida que se fuera avanzando en el proyecto.

Bases del proyecto

Dado que las personas que coordinaron el juego por parte de la empresa no habían tenido experiencias previas en la gestión de juegos de negocios, el equipo de DEN colaboró en el diseño completo del mismo, el desarrollo de los recursos claves y la preparación de los participantes. Ello comprendió:

a) Fase de preparación

• Página inicial del ambiente de simulación

  Diseño de los modelos de negocios para los dos escenarios propuestos por la empresa.
• Redacción del manual del juego, documento de 36 páginas que explica las características de la empresa, sus productos, mercados, recursos, comportamiento de los productos en los diferentes mercados, procesos productivos, logísticos y de desarrollo, prácticas financieras así como la forma en que se participaría en el juego y el modo en que se evaluarían los resultados según lo indicado por la Dirección.
• Redacción del reglamento del juego, documento que define las reglas a las cuales deberían ajustarse todos los participantes a fin de asegurar la equidad del mismo. Esas reglas fueron acordadas con la empresa organizadora.
• Diseño del modelo conceptual del simulador a desarrollar.
• Diseño del modelo matemático.
• Diseño del software del simulador (estructura, algoritmos y módulos básicos).
• Programación del software del simulador.
• Desarrollo del motor de simulación para hacerlo funcionar en Internet. Se desarrolló una aplicación que funciona controlada por el LMS (sistema de administración del aprendizaje) de la plataforma de aprendizaje DEN, ajustada a la norma SCORM 2004.
• Desarrollo de los ambientes virtuales de simulación. Se prepararon seis ambientes: cinco para los juegos y uno de comprobación. Las interfaces gráficas ("look and feel") se ajustaron al diseño hecho por la empresa organizadora.
• Instalación y puesta en marcha del simulador.

b) Fase de validación

• Ensayo del simulador en entorno de desarrollo para verificar que funcionara de la forma esperada.
• Ensayo del simulador en línea.
• Realización de un juego de demostración con directores de la empresa organizadora, para que evaluaran el simulador y recomendaran mejoras. Todas las mejoras propuestas se incorporaron al simulador.

c) Fase de lanzamiento

• Capacitación de los participantes previa al inicio del juego, en cuanto a las características del mismo y la forma de participación. La preparación de la formación de los equipos fue realizada por la empresa organizadora.

c) Fase de realización

• Administración de los participantes, según las estructuras de grupos informadas por la empresa.
• Aplicación al motor de simulación del estado correspondiente a la instancia del juego que se estaba cumpliendo.
• Verificación de los resultados para determinar posibles anormalidades de los mismos, originadas en cualquier tipo de perturbación que pudiera haber ocurrido en la transferencia de datos (falla en los enlaces) o la carga de parámetros básicos del simulador (error humano). Si se detectó cualquier tipo de anormalidad se volvió el simulador al estado anterior, se resolvió la anormalidad y se ejecutó el simulador nuevamente, a fin de asegurar que el juego fuera equitativo. Con ello se trató de mantener un ambiente de sana competencia y que quienes obtuvieran los mejores resultados lo hicieran como consecuencia de su mayor habilidad para el manejo de los negocios.
• Asistencia y facilitación técnica a los participantes, para facilitarles el uso de los recursos técnicos y aliviar la ansiedad que provocaba el juego, característica de una actividad de intensa competencia como ésta.
• Asistencia a los participantes en cuanto a la interpretación de las reglas y los resultados del juego, sin influir en sus decisiones.
• Apoyo a los responsables de la coordinación del proyecto por parte de la empresa organizadora (gerencia del proyecto).

Cronología del proyecto

1. En marzo de 2008 se realizó la reunión de presentación de la propuesta a la Dirección de la empresa, se definió el modelo de negocio a adoptar (empresa de producción de componentes de computadora de alta tecnología) y se aprobó el plan del proyecto.
2. A mediados de abril se había preparado el diseño conceptual, y se comenzó a trabajan en el diseño del modelo matemático.
3. A fines de abril se comenzó a trabajar en el diseño del software.
4. A mediados de mayo se comenzó a trabajar en la elaboración del programa del simulador.
5. A fines del julio el programa estaba completo en su versión de prueba.
6. A comienzos de agosto se realizó una prueba del simulador por algunos directores de la empresa organizadora. Como consecuencia de ella se hicieron algunas recomendaciones, que se aplicaron al diseño del mismo.
7. En agosto se organizaron los grupos que competirían, se realizó la capacitación de los participantes para el uso del simulador y se les entregó la documentación necesaria para participar (manual y reglamento).
8. Durante agosto y septiembre se realizaron las pruebas de funcionamiento y los ajustes necesarios a nivel de entorno de desarrollo y de ambiente de aplicación.
9. Durante el período de pruebas la empresa organizadora solicitó que se hicieran algunos cambios en el simulador, como por ejemplo ampliar de 5 a 7 la cantidad de empresas que competirían en cada serie. Se realizaron todos los cambios solicitados.
10. Por necesidades de coordinación de los participantes (muchos de ellos estudiantes universitarios) el inicio del juego se pospuso hasta mediados de octubre. En la primera serie del juego compitieron simultáneamente 2 grupos de 6 empresas virtuales cada uno, y en la segunda, iniciada a principios de noviembre, compitieron otros 2 grupos de 6 empresas. De esos 4 grupos resultaron 5 empresas virtuales ganadoras, pues en uno de ellos hubo un empate técnico.
11. El 20 de noviembre se realizó, en el término de un día, la ronda final. De ella resultó un equipo ganador.
12. Los objetivos propuestos se lograron completamente.

Realización del juego

Características de los participantes

Participaron 80 profesionales de la empresa organizadora, 40 alumnos de la Universidad Austral y 36 alumnos del Instituto Tecnológico de Buenos Aires (ambas instituciones universitarias son partners de DEN).

Mecánica del juego

a) Estado inicial

En cada corrida del juego, los participantes dispusieron de cierta información inicial sobre el estado y la evolución de sus respectivas empresas, información del entorno y noticias periodísticas que les permitieron prever ciertos acontecimientos que eventualmente podrían afectar a sus empresas.

Página de carga de datos

b) Etapa de decisión

A partir de esa información tuvieron que decidir qué harían sus empresas para el período siguiente (cuatrimestre) en las seis áreas funcionales previstas. Para ello dispusieron de cierto tiempo, durante el cual cada grupo trabajó de la forma que consideró más conveniente, ya fuera en forma presencial o a distancia. Cada grupo dispuso de una sala virtual para reuniones, con diversos medios de comunicación y colaboración.

Durante el período de decisión pudieron ir cargando los datos correspondientes a sus decisiones, en páginas dispuestas a tal efecto en el ambiente virtual. Una vez cargados, tuvieron la posibilidad de modificarlos cuantas veces quisieron.

c) Etapa de procesamiento

Finalizada la etapa de decisión se cerró el acceso a la carga de datos y se procedió a ejecutar el proceso del simulador, operación que en cada corrida demandó apenas unos segundos.

Habiéndose completado el proceso de simulación, el equipo de DEN verificó la consistencia de los resultados, para detectar si podría haberse producido cualquier tipo de anormalidad por efecto de la transferencia de datos por Internet o por carga de alguno de los parámetros básicos del simulador. Cuando se detectaron anormalidades, por pequeñas que ella fueran, se corrigió la causa y se volvió a correr el proceso del simulador, a fin de asegurar que los resultados fueran los correctos según las decisiones de los participantes. En todo momento se dio prioridad a la justicia en el juego, para asegurar que nadie se beneficiara o perjudicara por causas ajenas a sus propias decisiones.

Página de presentación de resultados

d) Etapa de información de resultados

Los resultados de la corrida se informaron a los participantes en páginas dispuestas a tal efecto en el ambiente virtual, que contienen tablas con números y gráficos. Además, pudieron descargarlos en un formato compatible con planillas de cálculo, para poder usarlos directamente en MS Excel u otras planillas. Esos resultados incluían (cuando los participantes los habían solicitado a cambio del pago de un importe de dinero virtual) informes de consultoría que les permitían conocer su situación relativa a las otras empresas en algunos aspectos.

e) Reinicio del proceso

Inmediatamente después de verificar los resultados se abrió el acceso a la información y las páginas de carga de datos para el estado inicial de la corrida siguiente.

Tiempos asignados

En la fase inicial de cuatro juegos, cada grupo de empresas realizó 6 corridas, cada una de las cuales abarcó un período de 4 meses de vida de las empresas virtuales, por lo cual el juego abarcó un total de 2 años de la misma. Para elaborar las decisiones de cada corrida dispuso de 2 días reales.

En la fase del juego final se realizaron sólo 3 corridas, con lo cual se abarcó un año de vida de las empresas virtuales.

Características del simulador

El simulador de negocios empleado en este juego fue desarrollado especialmente por DEN.

En su estado final contempla la participación de hasta 7 empresas, que compiten entre sí en diversos mercados nacionales e internacionales. Además, esas empresas pueden colaborar en la compra conjunta de materias primas, con efecto de reducción de precios debida al aumento del volumen de compra.

Las seis áreas funcionales que en que se divide la organización de cada empresa son Comercialización, Finanzas, Producción, Logística (abastecimiento y distribución), Investigación y Desarrollo, Recursos Humanos. Pero aunque se haya establecido una división funcional, los directores pueden elaborar decisiones sin considerar esa división; por ejemplo, pueden acordar entre todos qué se decidirá con respecto a determinado punto, independientemente de a qué área corresponda.

En cada período, para cada área se debe tomar decisiones que afectan a todo el período (para las cuales se define un único valor numérico para el período en cuestión) y decisiones que tienen efecto en subperíodos mensuales, para las cuales hay que cargar cuatro valores numéricos para el período. En la tabla que sigue se muestra la cantidad de variables de decisión sobre las cuales tiene que decidir cada área funcional. Cabe aclarar que, a fin de aliviar las tareas de carga de datos, en caso de no desear hacer cambios en los valores preexistentes de una variable el sistema toma automáticamente los anteriores.

Área	Un valor por período	Cuatro valores mensuales por período
Comercial	50	20
Logística	22	26
Producción	27	5
RRHH	7	21
I+D	8	1
Finanzas	4	3

Las decisiones aplicadas por cada área funcional producen efectos de corto y mediano plazo. Afectan a las demás áreas de la empresa y, a través del impacto sobre el mercado, a las demás empresas en competencia. Eso produce un efecto de interacción múltiple que, combinado con la aparición de situaciones nuevas, da gran complejidad al modelo y lo asemeja mucho a los sistemas empresarios reales.

Resultados

Todos los participantes intervinieron en el juego con mucho entusiasmo. Uno de ellos lo calificó de "adictivo". Era común ver los sábados y domingos trabajando en el ambiente virtual a varios participantes, e incluso a grupos completos.

El proceso mismo tuvo gran complejidad, pues participaron varios grupos a la vez. Además, debido a la intensa dinámica del juego y a que los participantes estaban muy ansiosos por ganar, hubo un estado de tensión positiva muy característico de las empresas que están en situaciones de fuerte competencia. Como consecuencia de ello, hubo una carga sumamente intensa sobre el equipo técnico, que a lo largo de todo el juego (un mes) respondió a más de 300 consultas de diversos tipos, algunas de las cuales requirieron la realización de pruebas en un entorno de simulación paralelo.

En ciertas oportunidades fue necesario ejecutar nuevamente la corrida del simulador, lo cual también provocó cierta tensión en algunos participantes, pese a que se explicó que se hacía para asegurar la equidad del juego y que se habían tomado sin alteraciones los datos cargados por cada equipo.

Conclusiones

El desarrollo del simulador de negocios empleado, que es muy complejo, se hizo en el término de muy pocos meses. Ello fue posible gracias a que

1. se formó un equipo que trabajó muy estrechamente, integrado por 4 personas por parte de DEN y 2 personas por parte de la empresa organizadora, y
2. se usó una estructura de programación dirigida a objetos, lo cual facilitó la construcción del simulador y la verificación de cada uno de sus componentes.

   [ver un ejemplo de estructura de simulador en página aparte]

El juego en sí resultó muy interesante a los participantes. Se trató de una experiencia muy positiva en la cual pudieron poner a prueba su capacidad de:

• Trabajar en equipo.
• Elaborar decisiones bajo presión.
• Interpretar los hechos con objetividad y actuar con precisión pese al estado de tensión provocado por una intensa competencia.
• Comprender los efectos que tendrían sus decisiones.
• Percibir la influencia de determinados factores externos a la empresa.
• Ver a la empresa con visión global.
• Comprender que la empresa es un organismo complejo, con múltiples interacciones entre sus procesos y con el medio que la rodea.
• Distinguir la información importante entre toda la recibida.
• Prever acciones frente a contingencias.

La intensa práctica realizada en él significó una muy valiosa experiencia de aprendizaje.